Si flasin njerëzit që krijojnë menjëherë autoritet në një takim?
Shpesh mendojmë se gjithçka lidhet me vetëbesimin: të vishesh mirë, të mbash qëndrim të drejtë, të shikosh njerëzit në sy dhe të flasësh me një ton të sigurt. Por sipas John Bowe, trajner i komunikimit për drejtuesit dhe autor i librit “I Have Something to Say”, këto elemente mund të ndihmojnë, por nuk janë ato që i bëjnë njerëzit të duan t’ju dëgjojnë.
Lexo gjithashtu: Pse njerëzit më të suksesshëm shpesh veshin të njëjtat rroba?
Pas vitesh pune me drejtues dhe profesionistë, Bowe argumenton në një artikull për CNBC Make It se autoriteti në komunikim lidhet shumë më tepër me atë që thoni, mënyrën si e thoni dhe, veçanërisht, me aftësinë për të ditur kur duhet të ndaloni së foluri.
Njerëzit që perceptohen si autoritarë dhe të sigurt zakonisht arrijnë të përcjellin më shumë kuptim me më pak fjalë. Ata organizojnë ide komplekse në mënyrë të thjeshtë dhe nuk e detyrojnë audiencën të ndjekë gjithë procesin e tyre të të menduarit. Dhe sipas Bowe, këto nuk janë tipare personaliteti me të cilat lindim. Janë aftësi që mund të mësohen.
Ai sugjeron të fillojmë me dy rregulla.
1. Flisni më pak
Imagjinoni që gjatë një takimi dikush ju pyet: “Do të jetë gati raporti të martën?”
Përgjigjja e parë mund të tingëllojë kështu: “Besoj se po, mendoj se duhet të arrijmë ta kemi gati deri atëherë. Jemi ende duke pritur disa të dhëna nga financa dhe varet pak se kur do të na vijnë, por nëse i marrim deri të hënën pasdite, atëherë besoj se të martën duhet të jetë gati.”
Ndërsa përgjigjja e dytë është: “Po. Do ta kemi të martën.”
Cila tingëllon më e sigurt?
Sipas Bowe, në eksperiencën e tij, sa më i lartë të jetë niveli i drejtimit, aq më të shkurtra priren të jenë përgjigjet. Punonjësit më të rinj në karrierë shpesh bien në kurthin e shpjegimit të tepërt. Ata mund të mendojnë me zë të lartë, të japin shumë kontekst ose të përpiqen të demonstrojnë se e njohin mirë çështjen.
Por audienca nuk ka gjithmonë nevojë të dëgjojë gjithë procesin që ju çoi te përgjigjja. “Overexplaining”, ose shpjegimi i tepërt, sipas ekspertit, është një nga mënyrat më të shpejta për të dobësuar autoritetin gjatë komunikimit.
Hiqni “zhurmën” nga mënyra si flisni
Bowe sugjeron të eliminojmë atë që ai e quan “verbal clutter” fjalët dhe shprehjet e panevojshme që e bëjnë komunikimin më të gjatë dhe më pak të qartë. Në këtë kategori hyjnë fjalët mbushëse dhe hezitimet si “ëm”, “domethënë”, “e di”, apo shprehje të ngjashme që nuk i shtojnë informacion mesazhit.
E njëjta gjë vlen për formulime që e dobësojnë deklaratën: “Mendoj se…”, “Ndoshta…”, “Pak a shumë…”, “Desha vetëm të thosha…” apo “Nëse ka kuptim ajo që po them…”. Kur këto përdoren vazhdimisht, një mesazh që mund të ishte i qartë dhe i drejtpërdrejtë fillon të tingëllojë i pasigurt.
Eksperti këshillon gjithashtu të shmangim zhargonin e panevojshëm profesional. Qëllimi nuk është të përdorim fjalët më të sofistikuara. Qëllimi është që personi përballë të kuptojë sa më shpejt atë që duam të themi.
2. Jepni përgjigjen në fillim
Rregulli i dytë është po aq i thjeshtë: kur ju bëjnë një pyetje, filloni me përgjigjen.
Nëse dikush pyet: “Kur do të lançohet projekti?”, filloni me: “Të martën.” Nëse pyet: “A e mbështet këtë propozim?”, përgjigjuni: “Po.” Nëse pyet: “Çfarë ndodhi me blerjen e kompanisë?”, filloni me: “Vendosëm të mos vazhdojmë.”
Vetëm pasi keni dhënë përgjigjen, shpjegoni arsyet. Për shembull: “Vendosëm të mos vazhdojmë për tri arsye. Së pari, ndryshuan kushtet ekonomike. Së dyti, gjatë procesit të verifikimit identifikuam një problem rregullator. Dhe së treti, mendojmë se ekziston një mënyrë më e mirë për ta përdorur kapitalin.”
Diferenca është e dukshme. Në vend që dëgjuesi të presë një minutë për të kuptuar se ku po shkon argumenti, ai e merr menjëherë informacionin kryesor dhe më pas dëgjon arsyetimin.
Pse kjo mënyrë komunikimi krijon autoritet?
Sepse tregon se mendimi është i organizuar. Sipas Bowe, njerëzit krijojnë përshtypje për personin që flet shumë shpejt. Nëse pas disa sekondash nuk e kanë kuptuar ende se ku po shkon argumenti, mund të humbasin vëmendjen ose të fillojnë të pyesin veten nëse vetë folësi e di se çfarë dëshiron të thotë.
Kur përgjigjja jepet në fillim, audienca e kupton menjëherë drejtimin e bisedës. Më pas është shumë më e lehtë të ndjekë argumentet. Kjo është veçanërisht e rëndësishme në takimet e biznesit, prezantimet, intervistat, negociatat apo komunikimin me drejtues të lartë, ku koha dhe vëmendja janë të kufizuara.
Të flasësh shkurt nuk do të thotë të jesh sipërfaqësor
Natyrisht, jo çdo pyetje mund të marrë një përgjigje prej një fjale. Çështjet komplekse kërkojnë kontekst, argumente dhe ndonjëherë edhe pasiguri. Por Bowe bën një dallim të rëndësishëm: duhet të ndajmë informacionin që audienca ka nevojë të dijë nga informacioni që ne thjesht dimë.
Vetëm sepse dimë dhjetë gjëra rreth një teme nuk do të thotë se duhet t’i themi të dhjeta. Një drejtues efektiv përzgjedh informacionin që ndihmon audiencën të kuptojë dhe të marrë një vendim.
Autoriteti nuk ka nevojë gjithmonë për zë të lartë
Mesazhi i Bowe është veçanërisht interesant për drejtuesit dhe profesionistët që kërkojnë të zhvillojnë atë që në botën e biznesit quhet “executive presence”.
Autoriteti nuk ndërtohet domosdoshmërisht duke folur më shumë, më fort apo duke përdorur terminologji më komplekse. Shpesh ndodh e kundërta. Njerëzit që dinë çfarë duan të thonë mund ta thonë atë thjesht.
Prandaj, përpara takimit të ardhshëm, mund të provoni dy gjëra: flisni më pak dhe jepeni përgjigjen në fillim.
Sa më shumë të praktikoni një komunikim të shkurtër, të drejtpërdrejtë dhe të strukturuar, aq më pak do të keni nevojë të “projektoni” autoritet. Sipas Bowe, me kalimin e kohës, autoriteti do të ndihet natyrshëm në mënyrën se si komunikoni.
Që nga viti 2015 nxisim shpirtin sipërmarrës, inovacionin dhe rritjen personale duke ndikuar në zhvillimin e një mjedisi motivues dhe pozitiv tek lexuesit tanë. Mbështetja juaj na ndihmon ta vazhdojmë këtë mision.
Na Suporto
