Të punosh më shumë nuk do të thotë domosdoshmërisht të bësh më shumë. Një pjesë gjithnjë e më e madhe e ditës së punës po konsumohet nga takimet, emailet, mesazhet dhe ndërprerjet e vazhdueshme, duke lënë më pak kohë për punën që kërkon përqendrim.
Të dhënat e Microsoft Work Trend Index, të bazuara në anketa me dhjetëra mijëra punonjës dhe në analizimin e aktivitetit në Microsoft 365, tregojnë se mungesa e kohës së pandërprerë është kthyer në një nga pengesat kryesore të produktivitetit.
Në një studim me 31 mijë persona në 31 vende, 68% e të anketuarve thanë se nuk kishin mjaftueshëm kohë të pandërprerë për t’u përqendruar gjatë ditës së punës, ndërsa 62% deklaruan se humbnin shumë kohë duke kërkuar informacionin që u nevojitej.
Problemi lidhet edhe me mënyrën se si ndahet dita. Sipas të dhënave të Microsoft, një punonjës shpenzonte mesatarisht 57% të kohës në Microsoft 365 duke komunikuar, përmes takimeve, emaileve dhe mesazheve dhe vetëm 43% duke krijuar përmbajtje në dokumente, tabela apo prezantime.
Për përdoruesit më intensivë, situata ishte edhe më e theksuar: 25% e punonjësve që përdornin më shumë emailin shpenzonin mesatarisht 8.8 orë në javë vetëm me email, ndërsa përdoruesit më intensivë të takimeve arrinin në 7.5 orë në javë.
Një ndërprerje çdo dy minuta
Të dhënat më të fundit të Microsoft tregojnë se fragmentimi i ditës së punës është bërë edhe më i madh.
Analiza e Microsoft 365 zbuloi se, gjatë orarit kryesor të punës, punonjësit ndërpriten mesatarisht çdo dy minuta nga një takim, email ose mesazh.
Kjo përkthehet në rreth 275 ndërprerje në ditë.
Gjysma e takimeve zhvillohen pikërisht në intervalet që konsiderohen orët kryesore të produktivitetit, 09:00-11:00 dhe 13:00-15:00.
Të dhënat sugjerojnë se problemi i produktivitetit nuk lidhet vetëm me sasinë e punës, por edhe me fragmentimin e vëmendjes.
Sa më shpesh të ndërpritet një detyrë, aq më e vështirë bëhet ruajtja e një periudhe të gjatë përqendrimi.
Microsoft ka gjetur gjithashtu se takimet joefikase renditen si pengesa kryesore për produktivitetin, ndërsa numri i tepërt i takimeve është një tjetër shqetësim i rëndësishëm.
Për këtë arsye, organizimi i ditës mund të ketë po aq rëndësi sa vetë numri i orëve të punës.
Rezervimi i ‘blloqeve’ të kohës pa takime (time-blocking), kufizimi i njoftimeve, përcaktimi i disa prioriteteve kryesore dhe mbrojtja e orëve kur përqendrimi është më i lartë mund të krijojnë më shumë hapësirë për punën që prodhon realisht rezultat. /Monitor
