Një javë produktive nuk nis domosdoshmërisht të hënën në mëngjes. Përgatitja që bëhet paraprakisht, përcaktimi i prioriteteve dhe organizimi i kohës për detyrat më të rëndësishme mund të bëjnë ndryshimin mes një jave të planifikuar dhe pesë ditëve të kaluara duke reaguar ndaj urgjencave.
Sipas rekomandimeve të Harvard Business Review (HBR), organizimi duhet të nisë nga prioritetet dhe vetëm më pas të ndërtohet axhenda. Jo çdo detyrë ka të njëjtën rëndësi, ndaj punët që duhet të përfundojnë patjetër mund të vendosen drejtpërdrejt në kalendar, ndërsa aktivitetet me më pak rëndësi mund të mbahen në një listë të veçantë.
Një nga teknikat e rekomanduara është “timeboxing”, që nënkupton caktimin paraprak të një intervali të përcaktuar kohe për një detyrë. Në këtë mënyrë, kalendari nuk shërben vetëm për të shënuar takimet, por edhe për të rezervuar kohën e nevojshme për punën që duhet kryer.
Edhe 15 minuta në fillim të ditës mund të jenë të dobishme për të rishikuar planin dhe për të përcaktuar se ku duhet të përqendrohet energjia.
Edhe Atlassian rekomandon që planifikimi javor të nisë me identifikimin e prioriteteve kryesore. Fillimisht në kalendar vendosen angazhimet fikse dhe afatet, më pas krijohen blloqe kohe për punë të përqendruar dhe bashkëpunim.
Megjithatë, një axhendë e mbushur deri në minutën e fundit mund të jetë kundërproduktive. Ekspertët këshillojnë që të lihet hapësirë për kërkesa të papritura, takime që zgjasin më shumë se parashikimi apo detyra urgjente.
Zgjidhni vetëm tri prioritete kryesore
Një listë me 15 ose 20 detyra mund të duket si shenjë organizimi, por shpesh e bën më të vështirë të kuptohet se çfarë është vërtet e rëndësishme.
Atlassian sugjeron përcaktimin e tri prioriteteve kryesore të javës dhe, për secilën prej tyre, të qartësohet edhe arsyeja pse duhet të përfundojë. Kjo e bën më të lehtë marrjen e vendimeve kur gjatë javës shfaqen kërkesa të reja, pasi mund të vlerësohet nëse ato meritojnë të marrin përparësi apo mund të presin.
Punët më të rëndësishme në orët e përqendrimit
Jo të gjitha orët e ditës janë njësoj produktive. HBR rekomandon identifikimin e periudhave kur përqendrimi dhe energjia janë në nivelin më të lartë dhe vendosjen e detyrave më të rëndësishme pikërisht në ato orare.
Detyrat rutinë mund të lihen për periudhat kur energjia bie, ndërsa puna që kërkon analizë, shkrim ose mendim strategjik mund të kryhet në intervale të mbrojtura nga takimet dhe ndërprerjet.
Kur është e mundur, HBR sugjeron edhe rezervimin e një dite pa takime për të avancuar projektet që kërkojnë përqendrim të pandërprerë.
Përgatituni që të premten
Planifikimi i javës së ardhshme mund të nisë që në fund të javës aktuale. Një vështrim i shkurtër mbi ditët që kaluan ndihmon për të kuptuar se çfarë u realizua, çfarë mbeti pezull dhe çfarë duhet ndryshuar.
Ky reflektim mund të shërbejë si bazë për planin e javës së ardhshme. Në këtë mënyrë, e hëna nuk nis me pyetjen se nga duhet filluar, por me një plan të qartë.
Prioritetet janë përcaktuar, koha për detyrat kryesore është rezervuar dhe në kalendar ka mbetur hapësirë edhe për të papriturat. Pikërisht kjo përgatitje paraprake mund ta bëjë javën më të organizuar dhe më produktive.
